Kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ trong quá trình xin học sau đại học

Trong quá trình đăng tuyển tìm sinh viên, mình có nhận được hồ sơ của nhiều bạn. Background của các bạn đa số đều rất tốt. Mình có một số góp ý sau giúp các bạn chuẩn bị hồ sơ tốt hơn trong quá trình apply của mình.

1. Hồ sơ tối thiểu nên có bảng điểm (transcript) và CV. Bảng điểm thực ra quan trọng hơn vì các giáo sư muốn biết về background của các bạn, ví dụ: GPA có đủ ngưỡng tối thiểu không, các môn học quan trọng liên quan đến hướng nghiên cứu của họ có tốt không… Nếu bạn đang học master thì nên gửi cả bảng điểm đại học nữa.

2. Tất cả các document nên lưu ở dạng pdf file (hoặc jpg file nếu là bản scanned). Không nên gửi Word file (doc, docx) vì một số giáo sư có thể sử dụng các máy tính không có sẵn Microsoft Word hoặc converter để mở (như trên Unix/Linux). Các bạn cũng không nên nén file (dạng zip, rar), vì có thể các giáo sư không có chương trình giải nén.

3. Nên viết CV ngắn gọn, tốt nhất là trong 1 trang. Chỉ nên đưa các thông tin quan trọng như:

a. Education: ngành gì, trường gì, GPA bao nhiêu, rank (nếu có)

b. Honors and Awards: nhận được những giải thưởng gì, mức độ competitive ra sao. Nếu có social impact hoặc financial value lớn thì càng tốt.

c. Experience: kinh nghiệm nghiên cứu, kinh nghiệm giảng dạy, kinh nghiệm làm việc ở industry

d. Publications

e. Skills: về Technical thì liệt kê bạn thành thạo những ngôn ngữ lập trình gì, các tool/framework nào, về English thì TOEFL + GRE score bao nhiêu. Không nên liệt kê tất cả các ngôn ngữ lập trình mà bạn từng biết, chỉ nên liệt kê 1-2 ngôn ngữ mà bạn thành thạo nhất. Các ngôn ngữ thường dùng trong nghiên cứu là Java, C/C++, C#, Python, Perl… Nếu lĩnh vực của các bạn dùng một số tool đặc dụng (như Matlab, R, Weka, SQL, OrCAD…) thì nên liệt kê. Không nên liệt kê các phần mềm văn phòng như MS Office, Photoshop… nếu không liên quan đến công việc nghiên cứu.

f. Contact information: email, phone, website, Skype ID… Các bạn nên tạo một email account nghe “professional”. Tên hiển thị trong account nên theo chuẩn tiếng Anh không dấu (kí tự đầu là chữ hoa, không nên toàn bộ là chữ thường hoặc chữ hoa). Ví dụ “Tung Nguyen” thì nhìn “professional” hơn “nguyễn tùng” vì các giáo sư người nước ngoài có thể không phát âm được “nguyễn tùng” và “nguyễn tùng” viết chưa đúng chuẩn.

Một số nghiên cứu cho thấy tên càng dễ đọc thì mức độ thiện cảm càng cao (ít nhất là giúp người ta dễ nhớ mình hơn). Vì vậy nhiều bạn người Tàu thường chủ động chọn cho mình một tên tiếng Anh như Harry, Kevin, Marry… cho tiện giao tiếp.

Các thông tin sau có thể không cần thiết:

a. Thông tin cá nhân, ví dụ: ảnh, ngày sinh, sở thích, tính cách…

b. Objectives: khi bạn contact, giáo sư biết chắc mục tiêu của bạn là muốn làm research rồi.

c. Research interest: nếu liệt kê chi tiết ra thì có thể không có lợi cho bạn vì research interest bạn liệt kê có thể vênh với research area của giáo sư. Khi bạn contact giáo sư, bạn đã thể hiện là bạn muốn làm research về lĩnh vực của họ. Chúng ta thường dùng một CV chung để contact các giáo sư có các research area khác nhau, nếu chúng ta liệt kê rất nhiều area khác nhau thì các giáo sư có thể nghĩ là chúng ta chưa có định hướng nghiên cứu tốt, wishy-washy.

d. References: thường thì các bạn chưa tìm được người giới thiệu ngay trong quá trình apply và các giáo sư nước ngoài cũng ít khi biết các reference của các bạn. Tuy nhiên, các bạn có thể giới thiệu các reference này trong email contact nếu cần.

4. Nên tạo một trang web cá nhân và đưa link vào CV hoặc email signature. Trên trang web này, các bạn có thể upload các document của mình để các giáo sư có thể truy cập trực tiếp. Theo thói quen, mọi người thích mở hyperlink trong email hơn download attachment vì họ có thể không tìm được chỗ mình lưu file download khi cần, trong khi họ có thể search lại email và mở hyperlink.

Trên trang web cá nhân này các bạn có thể đưa các thông tin không có trong CV, ví dụ ảnh, sở thích, các phần mềm bạn đã viết, career objective, ongoing research projects… Nếu các bạn kèm theo một blog bằng tiếng Anh thì càng nổi bật, vì qua đó các giáo sư có thể biết kĩ năng viết của bạn có tốt không, tính cách của bạn ra sao…

Hy vọng các thông tin này hữu ích cho các bạn. Chúc các bạn may mắn.

Theo Nguyễn Thanh Tùng (Facebook)